System Application and Product in data processing at PT. Frisian Flag Indonesia

System Application and Product in data processing at
PT. Frisian Flag Indonesia

SAP merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya. Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika. Seperti diberitakan Detik.com beberapa hari lalu, tahun ini, SAP juga menyiapkan paket khusus untuk perusahaan level menengah ke bawah (baca UKM). Dengan penambahan area supporting SAP, akan menambah pangsa pasar SAP dan juga membuka peluang tenaga kerja bagi dunia IT.
Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan SAP, misalnya Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan masih banyak perusahaan lagi yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam. Ada yang hanya memakai untuk keperluan area tertentu seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja, namun banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul.
Dengan perjalanan sejarah lebih dari 85 tahun di Indonesia , PT Frisian Flag Indonesia adalah pemimpin pasar di industri susu Indonesia yang berkomitmen untuk memproduksi produk susu berkualitas terbaik dan bernutrisi tinggi dan memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen dan mitra usaha. Semua ini dimulai di tahun 1922 dengan merek susu ”Friesche Vlag” atau yang lebih dikenal sebagai Susu Bendera diimpor dari Cooperative Condensfabriek Friesland di Belanda – sekarang Royal Friesland Foods.
Komitmen untuk Kualitas
Sebagai ahli nutrisi susu bertaraf internasional, FRISIAN FLAG INDONESIA memproduksi dan memasarkan berbagai jenis produk termasuk susu bubuk, susu cair siap minum dan susu kental manis. Perusahaan kami mengoperasikan dua fasilitas produksi yang canggih di Pasar Rebo dan Ciracas, Jakarta Timur. Pabrik di Pasar Rebo memproduksi susu bubuk dan pabrik di Ciracas memproduksi susu cair serta susu kental manis.

Proses produksi susu di FRISIAN FLAG INDONESIA menggunakan teknologi mutakhir dan praktek sterilisasi terbaik dari awal hingga akhir untuk menghindari kontaminasi dalam proses produksinya – praktek ini yang dikenal sebagai ‘Good Manufacturing Practices’(GMP).

FRISIAN FLAG INDONESIA mengikuti standar sertifikasi produksi kelas dunia tertinggi untuk memastikan hasil produksi yang berkualitas tinggi bagi konsumen. Seluruh proses ‘supply chain’, mulai dari pembelian bahan baku sampai dengan distribusi produk akhir kepada distributor dan grosir, diawasi oleh HACCP (Hazardous Analysis Critical Control Point) dan sistem ISO 9001; 2000 dan sistem ISO 14000.

Frisian Flag Indonesia, mengimplementasikan SAP Business Planning and Consolidation (sebelumnya dinamakan Outlooksoft). Tujuannya, agar secara konsisten mampu mengelola kinerja perusahaan dengan data operasional dan keuangan yang akurat dan tepat waktu, sehingga perusahaan dapat melakukan perencanaan, penyusunan anggaran belanja, forecasting, analisa dan pelaporan secara efektif. Dengan solusi tersebut, Frisian Flag juga berharap mampu mengintegrasikan perencanaan korporat dengan perencanaan departemen, membuat skenario model biaya secara cerdas, menampilkan analisa yang akurat untuk menentukan anggaran operasional berdasarkan perencanaan dan asusmsi-asumsi strategis.

Apa itu SAP ?
SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

Modul-Modul di SAP
SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :
Ø SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)
Ø MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
Ø PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
Ø QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
Ø PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
Ø HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
Ø FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
Ø CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
Ø AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
Ø PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol

Dampak Integrasi
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:
Ø Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”
Ø Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.
Ø Transparansi data – Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.

Parameter Integrasi
Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.
Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.

Contoh integrasi dengan SAP :
Semua informasi tersimpan didalam SAP sehingga dapat diakses oleh bagian organisasi yang membutuhkan pada saat yang dibutuhkan.

Data di SAP
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:
1. Data Transaksi
Ø Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order.
Ø Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu.

2. Master Data
Ø Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master
Ø Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP

Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP
Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.

Ø Finance / Accounting melakukan proses pembayaran ke vendor.
Ø Finance akan mengakses PO dan goods receipt melalui sistem pada saat menerima invoice dari vendor untuk melakukan checking secara ‘3 way matching’ (menggunakan 3 dokumen PO-GR-invoice)

Ø Bagian warehouse membuat goods receipt untuk penerimaan barang dari vendor
Ø Purchasing organization membuat PO

Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.

Secara garis besar mengenai proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi manufacturing meliputi :
1. Rangkaian proses end-to-end
2. Proses Procurement to Payment
3. Proses Order to Cash
4. Proses Inventory/Warehouse Management
5. Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO)

SAP Data Archiving
Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator serta harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti menghapus object data sebanyak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving.

SAP merupakan software integrasi dari modul-modul bisnis proses yang biasa diimplementasikan di perusahaan besar. Integrasi ini melibatkan banyak tabel dalam database dan dalam pengaksesannya memerlukan indexing.

Keinginan Technical team dan user sering bersebrangan. Bagi user, kondisi yang diinginkan adalah semua data dapat di akses dengan cepat. Dari sisi technical, keinginan user ini dipertanyakan. Kenapa semua data harus disimpan terus? Dengan menyimpan data terus menerus menyebabkan disk penuh dan index tree menjadi gemuk. Index yang gemuk ini akan menyebabkan pengaksesan terhadap record menjadi lambat. Secara technical, index ini bisa diatasi dengan menambah kapasitas memory dan processor. Sama pula bila disk penuh, tinggal membeli dan menambah disk. Berapa investasi yang diperlukan tiap tahun untuk menambah disk, memory dan processor.

Secara bisnis, tidak semua data diakses tiap hari. Hanya data yang diperlukan untuk keperluan bisnis yang sering diakses. Data yang secara bisnis proses sudah closed, (misal dari Purchase Order, Good Receipt dan sampai payment) tidak akan diakses lagi kecuali keperluan khusus.

Setiap bulan, oleh financial dilakukan month end closing, sebuah proses tutup buku bulanan. Data yang secara bisnis proses sudah berstatus closed, tentu tidak akan diubah. Bayangkan bila data pemesanan barang dengan spesifikasi dan harga tertentu yang sudah dibayar, tapi dilakukan pengubahan nilai rupiahnya atau speknya.

Data yang secara bisnis role tidak boleh diubah ini, bila masih dibutuhkan untuk diakses, bisa dilakukan archiving.
Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data (hanya yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi investasi penambahan hardware terpenuhi.

Proses-proses yang termasuk dalam Financial / Accounting Flow:

Good
Invoice
Verification
Inventory
Outgoing
Billing
Delivery
Incoming
FI/General
Controlling
Automatic Posting to Accounting Book

Master Data Maintenance
• COA, Cost Center, Profit Center
Manual GL Processing
• Journal Entries Processing
• Bank Reconciliation
Periodic Processing
• Tax Processing
• Bank Reconciliation Processing
•PdtCtCllti

Data Archiving
Secara technical Data Archiving adalah memindahkan record data, dari tabel-tabel database di Sistem SAP dan menyimpannya di dalam archiving file (paling sedikit 1 file).
Isi dari object bisnis di Sistem SAP, didistribusikan melalui beberapa tabel di database. Archiving Object mengelompokkan table-tabel yang secara logika dihubungkan oleh business objects. Hal ini untuk memastikan bahwa semua informasi yang dimiliki R/3 business object ditulis ke dalam archive file dan menghapusnya dari database.

Proses Archive Data
Ada 2 tahap dalam archiving :
Ø Membuat archive files : Program archiving menulis (write) data yang diarchive dari R/3 database ke dalam bentuk archive files.
Ø Menghapus data : Program deletion akan membaca data dari archive file dan akemudian menghapusnya dari database.

Kedudukan Third party
Sangat mungkin menggunakan fasilitas SAP untuk mengarchive data. Namun SAP memang tidak menfokuskan diri untuk mengembangkan archiving. Ada beberapa perusahaan lain (third party) yang mencoba memberikan solusi tambahan yang diperlukan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, archiving tidak hanya diperuntukkan buat data, tapi bisa juga print list atau document.
Ø Ada 3 komponen yang dapat di-archive: Data, Electronics Document, dan Print List.
Ø Yang bisa dilakukan oleh SAP hanyalah melakukan data archiving, dan selebihnya dilakukan oleh third party.
Ø Syarat utama bagi third party adalah kemampuan meng-cover archiving ketiga komponen ini, dan ini dibuktikan oleh sertifikasi dari SAP.

Bagi perusahaan yang ingin mengimplementasikan Archiving, haruslah mengerti benar kondisi database dan keinginan user. Pelajari third party solution seperti IXOS, Mobius, HP, Content Manager (IBM) atau lainnya.

Scope integrasi, harga license tiap user SAP yang relative mahal, biaya consultan yang lumayan dan tingginya ‘kutu loncat’ SDM SAP, menyebabkan tidak semua perusahaan ‘berani’ memakai solusi SAP.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.frieslandfoods.com, 2008
http://www.frieslandfoods.co.id, 2008
http://www.google.com, 2008
http://www.ilmukomputer.com, 2008
http://www.swa.co.id, 2008
http://www.sap.com, 2008
http://www.wikipedia.org,2008

One Response

  1. thx u, waldron… Perhaps that’s useful.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: